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外貿人不能不知道的交易秘籍-驗廠審核流程

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第三方檢測檢驗機構現場安排驗廠流程一般包括6個環節,即首次會議、現場檢查、文件審核、工人面談以及管理者代表面談、末次會議。每個環節,對于工廠來說,需要不同的人員參與審核,同時又有很多的注意事項。,

一、首次會議 1-2個審核員來工廠后,召開首次會議(驗廠相關負責人參加,審核員介紹此次審核的目的、要求、內容、行程安排、重點強調保密制度和禁止賄賂的相關要求,例如廠房、倉庫和宿舍的分布情況。

二、現場檢查要點 會議后,第三方檢測檢驗機構的審核員根據分工進行現場檢查。現場檢查的范圍包括廠房平面圖,生產車間、倉庫、宿舍(如果有)、食堂(如果有)、廁所(重點)、門衛及醫務室等,主要關注工廠是否雇用童工或強迫勞動,安全、消防及環保狀況,以及工廠生產運作情況。還需要拍照存檔。

外貿人不能不知道的交易秘籍-驗廠審核流程

三、文件審核

文件審核是客戶驗廠的重中之重。重要的文件記錄包括工廠簡介(如果是租賃的廠房根據不同買家有些能接受租賃合同,有些不接受租賃的廠房)、營業執照、員工守冊、廠規廠紀、招工登記資料、勞動合同、工資表(重中之重),工資發放記錄(重中之重)、安全制度、培訓記錄、會議記錄、安全檢查和演習記錄(要求有照片)等。一般情況下第三方檢測檢驗機構都要檢查全部的人事資料,臨時工,不建議工廠在審核當日安排上崗工作,至少一年內的工時及工資記錄。審核員通過核算工時工資記錄的完整性和正確性,確定工資福利和社保是否符合當地法律要求。以上資料都會以照片的形式出現的報告中

四、工人面談 員工訪談是驗廠過程中,最容易出問題的環節。工人面談是審核員和工人代表的單獨談話,旨在了解工廠實際的管理制度和運作情況,是否有與資料不符的地方,以便審核結果更加真實和完整。工人面談一般以小組或者一對一的形式進行,不邀請工人管理者代表參加。面談工人一般由審核員自己挑選,而不是由工人自我推薦。

外貿人不能不知道的交易秘籍-驗廠審核流程

五、管理者代表面談 整個過程中,工廠應派一名協調員與第三方檢測檢驗機構的審核員進行配合,審核員會隨時問工廠的各種問題,以便了解工廠的實際情況。

六、末次會議 的最后一個程序是末次會議,也有少數客戶不安排末次會議。在末次會議前,審核員會匯總審核過程中收集的資料,整理出一份審核結果。末次會議主要是向工廠代表通報審核結果,指出不合格項及法規、標準要求,回答廠方提出的疑問

一般當晚審核員結束驗廠流程后回賓館開始撰寫審核報告,1周左右出正式報告。

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